top

Persondatapolitik

Hammer Andersen

Pr. 20. april 2018
I det følgende kan du læse om hvordan Hammer Andersen behandler persondata i henhold til EU’s persondataforordning (GDPR) og den danske persondatalovgivning.

Du kan læse om følgende:

  • Persondatapolitik for kandidater til stillinger og CV-database
  • Persondatapolitik for kunder
  • Persondatapolitik for ansatte hos Hammer Andersen
  • Persondatapolitik for modtagere af nyhedsbreve
  • Website og Cookies- Copyright for website
  • Fysiske lokationer for Hammer Andersen- Intern audit
  • Ved evt. brud på sikkerheden

Vi benytter os i vid udstrækning af SaaS-løsninger (software as a service løsninger, som ligger i skyen hos vores leverandør) indenfor alle områder. Og vi benytter os af erfarne leverandører, som er vant til at behandle og opbevare data. Det har vi valgt både for at effektivisere vores processer og for at sikre høj datasikkerhed – og overholdelse af gældende lovgivning.


Persondatapolitik for kandidater til stillinger og CV-database

Med hvilket formål opbevarer og behandler vi persondata?

Hammer Andersen er en rekrutteringsvirksomhed, og derfor opbevarer og behandler vi persondata med det formål at besætte stillinger hos vores kunder. Vi vil samtidig gerne hjælpe mennesker videre i deres karriere.Derfor behandler vi din ansøgning, dit CV mv., samt opbevarer dine data i vores CV-database.

Hvilke data opbevarer vi?

Vi opbevarer:- Dit CV, dog uden personfølsomme data (se nedenfor)- Eksamensbeviser, dog uden dit cpr.nr – de sidste 4 tal skal du strege ud- Personanalyse – hvis denne foretages via Hammer Andersen- Evnetest – hvis denne foretages via Hammer Andersen- Referencer – indhentes efter dit samtykke og efter referenceoplysninger via dig- Relevante noter nedskrevet af vores konsulenter

Hvilke data opbevarer vi ikke?

Vi opbevarer ikke særlige personoplysninger (følsomme personoplysninger) som:

  • Dit fulde cpr.nr.
  • Racemæssig eller etnisk baggrund
  • Biometriske data mhp. entydig identifikation
  • Politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning
  • Fagforeningsmæssige tilhørsforhold
  • Oplysninger om helbredsmæssige eller seksuelle forhold
  • Oplysninger om strafbare forhold

Specifikt vedr. straffeattest.:

Straffeattest, indhentes i relevante tilfælde via dig. Du vil skulle give samtykke hertil, selvom det er dig selv som indhenter straffeattesten. Du skal også give samtykke til at vi udleverer attesten til vores kunde. Vi sletter attesten hos Hammer Andersen efter fremsendelse til vores kunde.

Såfremt vi ved gennemgang af databasen ser CV’er eller filer, som indeholder ovenstående personfølsomme eller semi-personfølsomme data, så vil disse blive slettet.

Hvordan, hvor længe og hvor opbevarer vi data?

Vi bruger rekrutteringssystemet HR Manager Talent Recruiter

Her opbevarer vi de filer, som du ønsker, at vi skal opbevare til stillingsbesættende formål. Ovenfor kan du se hvilke oplysninger vi opbevarer om dig og hvilke oplysninger vi ikke opbevarer.

Du kan altid selv oprette, slette og redigere i dine data.

Når du ansøger en stilling gennem systemet, så sletter vi automatisk dine data efter 6 måneder. En måned før periodens udløb, sender vi dig en påmindelsesmail, hvor vi spørger dig om du vil fortsætte i vores CV-database. Denne skal accepteres ellers sletter vi dine data.

Hvis du opretter dig i vores CV-database, så sletter vi automatisk dine data efter 18 måneder. En måned før periodens udløb, sender vi dig en påmindelsesmail, hvor vi spørger dig om du vil fortsætte i vores CV-database. Denne skal accepteres ellers sletter vi dine data.

Dataansvarlig og databehandler:
Dataansvarlig er Hammer Andersen. Dine data opbevares hos Databehandler HR Manager Danmark ApS, som leverer dette rekrutteringssystem og CV-database. Data opbevares hos HR Managers datacenter i Norge og Irland.

Vi benytter HR Solutions A/S, som leverandør af person- og evneanalyser (Extended disc).

Du vil altid selv modtage en fuld rapport på dine analyser, således, at du ser samme rapport/materiale, som både Hammer Andersen og evt. virksomheden, som du præsenteres for. Rapporterne vil blive opbevaret i HR Solutions system Finxs i op til 6 måneder, hvorefter de slettes.

Data opbevares hos Extended disc/Finxs i Finland.

Dataansvarlig og databehandler:
Dataansvarlig er Hammer Andersen. Dine data opbevares hos Databehandler HR Solutions A/S. Data opbevares hos HR Solutions/Extended Disc i Finland.

Vi benytter LinkedIns Recruiter Professionel og Premium platforme

Her søger vi efter og indleder dialog med kandidater. Her har vi adgang til de data, som du har på din offentlige LinkedIn profil. Vi kommunikerer ofte med kandidater via LinkedIns e-mail system. Disse e-mail dialoger vil blive slettet senest efter 6 måneder.LinkedIn data og e-mails via LinkedIns mailsystem opbevares hos LinkedIn.

Vi benytter Microsoft Office365 til almindelige e-mails

Korrespondance mellem Hammer Andersen og kandidater slettes efter 6 måneder. Korrespondance mellem Hammer Andersen og virksomheder, der indeholder kandidatdata, slettes efter 6 måneder - undtagen e-mails indeholdende data for ansatte kandidater igennem Hammer Andersen. Disse slettes efter 18 måneder.E-mails opbevares hos Microsoft Office 365 datacentre. Du kan løbende følge med på Microsofts vilkår for Online tjenester.

Øvrige dialoger mellem Hammer Andersen og kandidater slettes efter 6 måneder

Dette gælder fx SMS’er, dialog via Facebook og andre sociale medier, samt dialog via andre kanaler.

Ved print af dine data

Vi printer sjældent kopier længere. Vi forsøger at være et papirløst firma, når det gælder kandidatdata. Såfremt vi udskriver dine data, så vil disse blive opbevaret i aflåst skab, og makuleret hurtigst muligt og senest 6 måneder efter rekrutteringsforløbet afslutning.

Når du ansøger en stilling via Hammer Andersen

Når du ansøger en stilling via Hammer Andersen, så skal det ske via vores rekrutteringssystem HR-Manager Talent Recruiter. Hvis du ansøger på e-mail, så vil du blive bedt om at ansøge via systemet. Din fremsendte e-mail vil straks herefter blive slettet.

Dine data vil blive gemt i 6 måneder, hvorefter dine data slettes. En måned før periodens udløb, sender vi dig en påmindelsesmail, hvor vi spørger dig om du vil fortsætte i vores CV-database. Denne skal accepteres ellers sletter vi dine data.

Hammer Andersen kan tilføje noter og referencer til din profil.

Du kan altid se hvilke data vi opbevarer på dig ved at logge ind med dit brugernavn og password. Du kan ligeledes selv slette og redigere i dine data. Registrering er 100% frivillig.

Når du opretter dit CV i vores CV-database

Hvis du ønsker at vi skal kunne kontakte dig vedr. jobmuligheder, så kan du vælge at oprette dit CV i vores CV- database. Vi benytter HR-Manager Talent Recruiter som leverandør af CV-database.

Hammer Andersen opretter ikke kandidater i rekrutteringssystemet. Det skal kandidater selv gøre. Hvis du sender dit CV via e-mail, så vil du blive bedt om selv at oprette dig i systemet. Din fremsendte e-mail vil straks herefter blive slettet.

Hammer Andersen kan tilføje noter og referencer til din profil.

Hammer Andersen udleverer kun dit CV til en virksomhed, når vi har talt med dig om en specifik stilling, og har fået dit samtykke til at udlevere det.

Dine data vil blive gemt i 18 måneder, hvorefter dine data slettes.Hammer Andersen sender dig en reminder e-mail en måned før de 18 måneder udløber, hvor du kan fortsætte aktiveringen af dit CV.

Du kan altid se hvilke data vi opbevarer på dig ved at logge ind med dit brugernavn og password. Du kan ligeledes selv slette og redigere i dine data. Registrering er 100% frivillig.

Når Hammer Andersen kontakter dig via fx LinkedIn eller på anden vis

Vi kontakter aktivt kandidater, som vi finder relevante til stillinger, som vi besætter for vores kunder. Det sker via LinkedIn eller ad andre kanaler. Såfremt du er interesseret i den stilling vi præsenterer for dig, så vil vi bede dig om at registrere dig i vores rekrutteringssystem. Det tager kun få klik. Det skal du fordi vi skal have samtykke til at opbevare dit CV mv. Se hvilke data vi gerne vil opbevare ovenfor.

Dine data vil blive gemt i 6 måneder, hvorefter dine data slettes. En måned før periodens udløb, sender vi dig en påmindelsesmail, hvor vi spørger dig om du vil fortsætte i vores CV-database. Denne skal accepteres ellers sletter vi dine data.

Du kan altid se hvilke data vi opbevarer på dig ved at logge ind med dit brugernavn og password. Du kan ligeledes selv slette og redigere i dine data. Registrering er 100% frivillig.

Samtykke til at tage referencer – Hvordan tager vi referencer på dig?

Referencetagning sker udelukkende hos personer, som du har udleveret kontaktdata på og som Hammer Andersen har fået samtykke til at kontakte.

Vi fremsender en e-mail, hvor vi beder dig svare retur på mailen med kontaktdata på referencepersoner. I samme mail giver du os samtykke til at kontakte personerne med henblik på referenceinformation, samt at vi må oplyse indholdet af samtalen skriftligt og/eller mundtligt til virksomheden, som du er i rekrutteringsforløb hos. Dit samtykke opbevares, som bevis for at vi har fået dit samtykke.

Referencer tages typisk på slutkandidater. Dvs. at du oftest har mødt virksomheden, før vi tager referencer. I tilfælde af at vi ønsker, at tage referencer før du møder virksomheden, så udleverer vi først indholdet af dine referencer, når du har givet samtykke, til udlevering af dine data til virksomheden. Se mere nedenfor.

Du kan altid trække dit samtykke til referencecheck retur.

Samtykke til udlevering af data, når du skal præsenteres for en virksomhed

Hammer Andersen udleverer kun dit CV og øvrige data til en virksomhed, når vi har talt med dig om en specifik stilling, og har fået dit skriftlige samtykke til at udlevere det. Samtidig beder vi dig om samtykke til at vores klient må opbevare dine data i op til 6 måneder efter rekrutteringsprocessen afslutning. Vi beder vores kunder slette dine data senest 6 måneder efter rekrutteringens afslutning.

Du kan altid trække dit samtykke retur.

Dine data fremsendes til virksomheden via krypteret e-mail.

Når dine data er fremsendt til kunden, så er den pågældende virksomhed ansvarlig for at leve op til reglerne.I vores aftaler med kunder beskriver vi hvordan behandlingen af persondata bør foregå i rekrutteringsprocessen. Og vi beder kunden slette dine data senest 6 måneder efter rekrutteringsprocessens afslutning. Dette ansvar ligger dog hos vores klient.

Udvidet samtykke ved overførsel til tredjelande udenfor EU/EØS

I sjældne tilfælde kan vi have en rekrutteringsopgave, hvor virksomheden befinder sig i et land udenfor EU/EØS, også kaldet et tredjeland.

Såfremt vi undtagelsesvis skal overføre data til tredjelande følger vi Datatilsynets vejledning om overførsel af personoplysninger til tredjelande, hvor der skelnes mellem overførsel til ”sikre” og ”usikre” tredjelande.

En overførsel til et usikkert tredjeland kan finde sted, hvis den registrerede person har givet sit udtrykkelige samtykke til overførslen. Dette betyder, at der skal være tale om en frivillig, specifik, informeret og utvetydig viljestilkendegivelse fra den registrerede. Herudover skal den registrerede informeres om de mulige risici, som overførslen kan medføre for den registrerede. Risikoen ved at overføre personoplysninger til et usikkert tredjeland – uden at der stilles fornødne garantier – kan bl.a. bestå i, at der i det pågældende tredjeland ikke nødvendigvis gælder regler om datasikkerhed, der f.eks. sikrer, at oplysninger ikke kommer til uvedkommendes kendskab mv.

Du har retten til at blive slettet

Du kan altid selv slette din profil i vores CV-database. Du kan også bede Hammer Andersen om at slette dine data hos os.

Vi sletter dog automatisk dine data, medmindre du en måned før udløb accepterer at fortsætte;Hvis du ansøger en stilling sletter vi dine data efter 6 måneder.Hvis du opretter dig i vores CV-database, så sletter vi dine data efter 18 måneder.

Du har retten til at få overført dine data - dataportabilitet

Du har altid selv adgang til dine data, som er opbevaret i vores CV-database. Vi fremsender dig kopi af dine personanalyser, når du har gennemført dem, men kan også få dem tilsendt på e-mail efterfølgende. Vær opmærksom på at Hammer Andersen kun opbevarer dine data i en periode.

Du har ret til at modtage dine egne oplysninger i et struktureret, almindelig anvendt og maskinlæsbart format. Dertil har du ret til at få overført disse oplysninger fra én dataansvarlig til en anden uden hindring.

Vi skal kunne identificere dig, når du kontakter os

Du kan altid selv logge ind på din profil med dit brugernavn og password. Såfremt du kontakter os direkte med henblik på at få redigeret, slettet eller udleveret/overført dine data, så vil vi tage de fornødne skridt til at sikre din identitet, så vi udleverer dine data til den rette person. Dette kan ske ved bekræftelse via din registrerede e-mail i systemet. Såfremt dette ikke er muligt, så vil vi bede dig om fremvisning af pas og/eller kørekort enten ved fremmøde eller live online møde.

Persondatapolitik for kunder

Hammer Andersen benytter WebCRM

Vi benytter WebCRM til at behandle og opbevare virksomheds- og kundeoplysninger med henblik på marketingaktiviteter og samarbejdsforhold.

Her opbevares almindelige kundedata, som:

  • Virksomhedens stamdata og branche
  • Kontaktpersoner og deres kontaktdata
  • Kundeaftaler
  • Dialog- og købshistorik 

Dataansvarlig og databehandler: Dataansvarlig er Hammer Andersen. Dine data opbevares hos Databehandler WebCRM A/S. Data opbevares i Danmark.

Kunder vil ligeledes blive oprettet i HR Manager Talent Recruiter fra HR Manager

Dette er med henblik på håndtering af rekrutteringsprocesser, som Hammer Andersen foretager på vegne af kunden.

Her opbevares:

  • Virksomhedens stamdata
  • Job- og kandidatbeskrivelser
  • Annoncer
  • Data fra ansøgere til stillinger. Se håndtering af kandidater under persondatapolitik for kandidater

Dataansvarlig og databehandler: Dataansvarlig er Hammer Andersen. Dine data opbevares hos Databehandler HR Manager Danmark ApS, som leverer dette rekrutteringssystem og CV-database. Data opbevares hos HR Managers datacenter i Norge og Irland.

Hammer Andersen benytter HR Solutions A/S, som leverandør af person- og evneanalyser (Extended disc)

Vedr. personanalyser, som Hammer Andersen gennemfører for ansøgere og evt. øvrige medarbejdere hos kunder. Analysetageren vil altid selv modtage en fuld rapport på sine analyser, således, at analysetageren ser samme rapport/materiale, som både Hammer Andersen og kunden.

Rapporterne vil blive opbevaret i HR Solutions system i op til 6 måneder, hvorefter de slettes.

Dataansvarlig og databehandler: Dataansvarlig er Hammer Andersen. Dine data opbevares hos Databehandler HR Solutions A/S. Data opbevares hos HR Solutions/Extended Disc i Finland.

Vi benytter Microsoft Office365 til almindelige e-mails

Korrespondance mellem Hammer Andersen og kandidater slettes efter 6 måneder. Korrespondance mellem Hammer Andersen og virksomheder, der indeholder kandidatdata fremsendes krypteret og slettes efter 6 måneder - undtagen mails indeholdende data for ansatte kandidater igennem Hammer Andersen. Disse slettes efter 18 måneder. E-mails opbevares hos Microsoft Office 365 datacentre. Du kan løbende følge med på Microsofts vilkår for Online tjenester.

Øvrige databehandleraftaler og aftalevilkår fremgår af vores samarbejdsaftaler.

Persondatapolitik for ansatte hos Hammer Andersen

Når du er ansat hos Hammer Andersen så opbevarer vi dine data i vores medarbejdersystem MYHRSOL, som leveres af HR Solutions A/S. Vi bruger udelukkende medarbejderes data til personaleadministration.

Her opbevares:

  • Navn, adresse, cpr.nr
  • Dit CV og ansøgning
  • Personanalyser
  • Ansættelseskontrakt
  • Jobbeskrivelse og aftaler for performance
  • MUS aftaler mv.
  • Lønsedler
  • Kopi af evt. sygemeldinger og andre dokumenter, som måtte være brugt til indberetning

Hertil vil vi have registrering af arbejdstid, bankkonto, cpr-nr. (afregning af skat), adgangskort, oplysninger om pårørende, uddannelsesforhold osv.

Det vil kun være dine nærmeste ledere og dig, som har adgang til dine data.

Dataansvarlig og databehandler: Dataansvarlig er Hammer Andersen. Dine data opbevares hos Databehandler HR Solutions A/S. Data opbevares hos HR Solutions A/S i Danmark.

Med dit NEM-ID kan du altid gå ind på Virk.dk og Skat for at se hvilke indberetninger Hammer Andersen har foretaget.

Persondatapolitik for modtagere af nyhedsbreve

Såfremt du registrerer dig til at modtage vores nyhedsbreve via vores hjemmeside, så skal du blot skrive navnet på din virksomhed, dit navn og din e-mail. Du registrerer dig direkte i vores CRM system, WebCRM. Du kan altid afmelde dig via et afmeldingslink i vores nyhedsbreve. Ellers kan du kontakte os, så afmelder vi dig.

Vi udsender nyhedsbreve via WebCRM, som også opbevarer vores e-mail database.

Dataansvarlig og databehandler: Dataansvarlig er Hammer Andersen. Databehandler er WebCRM A/S. Data opbevares i Danmark.

Website og Cookies

Vores website leverandør er Dan ApS. Dataansvarlig for hjemmesiden er Hammer Andersen. Databehandler for hjemmesiden er Dan ApS. Data for Dan ApS opbevares i Danmark. Dog er der integration på hjemmesiden fra HR Manager Talent Recruiter og WebCRM. De pågældende er Databehandlere for deres respektive integrationer. Se evt. længere oppe i teksten.

Hjemmesiden og vores rekrutteringssystem bruger to forskellige sæt af første-part cookies under sine operationer. Det første sæt er såkaldte session-cookies, der er nødvendige for at identificere brugerne og give dem mulighed for at logge ind i systemet, opdatere deres CV eller ansøge om stillinger. Det andet sæt består af Google Analytics-cookies, der bruges til at indsamle rapporter om besøg på webstedet, og at forfine brugeroplevelsen og brugervenlighed. Alle cookies er første-cookies og indsamler anonyme data. Alt data er for strengt internt brug og deles ikke med nogen tredjeparter.

©Copyright

Indholdet på denne hjemmeside er beskyttet i henhold til loven om ophavsret og må ikke kopieres, reproduceres eller distribueres under nogen form - hverken helt eller delvist - uden skriftlig tilladelse fra Hammer Andersen.

Download eller kopiering af billedmateriale og/eller tekstmateriale er kun tilladt, såfremt der ligger en skriftlig tilladelse fra Hammer Andersen.

Varemærker/trademarks Produkt- og virksomhedsnavne på dette websted kan være registrerede varemærker og beskyttede firmanavne, disse anvendes kun til identifikation og forklaring.

Alle varemærker/navne tilhører de respektive ejere.

Fysiske lokationer for Hammer Andersen

Hammer Andersens lokationer er forsvarligt sikret. Vi har ingen ”on premises” databaser eller servere på vores kontoradresser. Der er ingen computere på lokationerne uden for arbejdstid. Alle computere skal åbnes med password. Dertil skal alle systemer entreres med password. Vi forsøger at være papirløse, men såfremt kandidatdata udskrives, så opbevares disse i aflåste skabe, og de makuleres senest 6 måneder efter rekrutteringsprocessen afslutning. Vores konsulenter er ligeledes opmærksomme på den diskretion, som skal være tilstede, når besøgende kommer hos Hammer Andersen.

Intern audit

Hammer Andersen foretager intern audit på alle systemer, samt alle medarbejdere/ledere, der arbejder med persondata to gange årligt på vilkårlige opgaver for at sikre, at processer og lovgivning overholdes.

Ved brud på sikkerheden

Hvis vi registrerer et brud på persondatasikkerheden, som indebærer en risiko for fysiske personers rettigheder eller frihedsrettigheder, vil vi uden unødig forsinkelse og om muligt senest 72 timer, efter at vi er blevet bekendt med det, anmelde bruddet til Datatilsynet. Vi vil samtidig informere de berørte personer.

Spørgsmål?

Ved øvrige spørgsmål kontakt venligst Hans Hammer Andersen på e-mail på ha@hammerandersen.com eller telefon 70 274 777 eller 31 444 777.